Création d’une affaire

A savoir :  

Une affaire est l’équivalent d’un dossier. Elle peut comprendre plusieurs interventions réalisées par différents techniciens sur un même bâtiment commanditées par un même donneur d’ordre. 

Créer une affaire depuis le menu de DiagINBOX : 

  • Ouvrez le menu de DiagINBOX et cliquez sur  » Nouvelle Affaire «   

NB : Les raccourcis clavier permettent d’accéder à l’onglet correspondant. Ils sont indiqués par les petites lettres sur fond gris. Par exemple, taper N sur votre clavier pour accéder à l’espace  » Nouvelle Affaire « . 

L’onglet  » DONNÉES INITIALES  » :  

Dans cet onglet, les données suivantes sont obligatoires : 

1. La référence de l’affaire 

2. Le client 

Par défaut, le donneur d’ordre est le client. DiagINBOX vérifie que le client possède bien un nom et une adresse (sinon message d’erreur). Il est possible de renseigner un donneur d’ordre différent, pour cela décochez l’option et indiquez les coordonnées du donneur d’ordre. 

Exemple : la SNCF sous-traite la gestion de ces bâtiments à l’agence de gestion A, le client est la SNCF mais le donneur d’ordre est l’agence A. 

3. La zone d’intervention 

DiagINBOX affiche automatiquement le nom du propriétaire depuis l’onglet ‘Propriétaire ‘ du bâtiment (sinon message d’erreur). A la différence du donneur d’ordre, il n’est pas possible de l’indiquer sur cet écran mais le spécifier dans la fiche du bâtiment, onglet propriétaire. 

Créer un client depuis votre affaire :  

  • Pour créer un client directement depuis votre affaire, cliquez sur «  Sélectionner client  » 
  • Cliquez sur «  Créer un nouveau client  » 
  • 3 types de clients s’offrent à vous (Organisation, Agence et Particulier) 

NB : Afin de connaître leurs différences, rendez-vous sur cet article (cf Hiérarchie dans l’annuaire) 

Créer une zone d’intervention depuis votre affaire : 

  • Pour créer un client directement depuis votre affaire, cliquez sur «  Sélectionner zone  » 

NB : il est obligatoire de sélectionner un client avant d’accéder à cette fonction 

  • Cliquez sur ‘Utiliser les informations du client‘ si l’adresse de la zone d’intervention est identique à l’adresse du client ou ‘Créer un nouvel élément’ si l’adresse de la zone d’intervention est différente de l’adresse du client. 

Les diagnostics :  

  • Sélectionner le(s) type(s) de diagnostic(s) que vous souhaitez effectuer sur votre affaire dans «  Type de diagnostics à réaliser  » : 

NB : Il sera ensuite possible de les ventiler sur plusieurs interventions et/ou d’ajouter de nouveaux types de diagnostics à réaliser. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs types diagnostics. 

  • Lorsque vous sélectionnez le diagnostics «  Amiante « , les types de diagnostics apparaissent dans la partie «  Diagnostics amiante  » classés par listes : 

Les onglets  » DONNÉES SUPPLÉMENTAIRES « ,  » PIÈCES JOINTES  » et  » CHAMPS PERSONNALISÉS  » :  

Les sections suivantes comportent des données facultatives, facilitant le suivi de vos affaires : 

  • Dans l’onglet «  Données supplémentaires  » vous avez la possibilité de sélectionner l’état de votre mission, une échéance, un référent de l’affaire, un technicien à assigner et de modifier le numéro de votre affaire. 
  • Dans l’onglet «  Pièces jointes  » vous avez la possibilité d’insérer vos fichiers. 

NB : Ces fichiers seront visibles par le(s) technicien(s) pendant les interventions liées à cette affaire. Vous pouvez par exemple insérer un ou des plans d’accès, ou un historique des anciens repérages amiante (cf Historique d’anciens repérages amiante).   

  • Dans l’onglet «  Champs personnalisés  » vous avez la possibilité de rajouter vos propres champs pour la création d’une affaire. 

NB : La personnalisation de ces champs est uniquement possible avec un profil utilisateur Administrateur. Si vous en possédez un, vous pouvez les paramétrer dans l’e module  » Préférences  » de votre menu DiagINBOX, puis dans  » Gestions des champs personnalisés « . Vous pouvez dès lors créer des champs supplémentaires pour vos affaires, interventions, annuaires et techniciens.  

Finaliser une affaire :  

  • Cliquez sur «  Sauvegarder  » 
     

L’affaire est créée, vous pouvez à nouveau créer une nouvelle affaire.  

Vous pouvez modifier les affaires à tout moment en cliquant dessus puis cliquez sur les 3 points en haut à droite ‘modifier affaire’ : 

  • Cliquez sur «  Créer une intervention  » 
     
    Vous serez directement redirigé vers la création d’une intervention liée à l’affaire. Cf Création d’une Intervention 

Créer une affaire depuis l’annuaire :  

  • Ouvrez le menu de DiagINBOX et cliquez sur  » Annuaire «   

NB : Les raccourcis clavier permettent d’accéder à l’onglet correspondant. Ils sont indiqués par les petites lettres sur fond gris. Par exemple, taper C sur votre clavier pour accéder à l’espace  » Annuaire « . 

  • Cliquer sur le client ou l’habitation concernés par l’affaire. 
  • Cliquer sur l’icône « Créer une affaire » ici : 

Vous vous situez sur l’organisation ou l’agence, l’affaire portera l’organisation ou l’agence en tant que client. 

Vous vous situez sur le secteur ou l’habitation, l’affaire portera l’organisation ou l’agence parente en tant que client et le secteur ou l’habitation en tant que zone d’intervention.